En Quikly Pay, todas las transacciones deben estar respaldadas por documentos que validen la operación comercial. Esto asegura transparencia y confianza tanto para los tarjetahabientes como para los comercios. Sigue este tutorial para crear facturas y otros documentos de respaldo correctamente.
Documentos que puedes utilizar como respaldo
Facturas
Recibos
Comprobantes de venta
Comprobantes de entrega
Cada documento debe contener información detallada y precisa del tarjetahabiente y de la transacción.
Datos obligatorios que deben contener los documentos
Nombre y Apellido del tarjetahabiente
Dirección
Teléfono
Email
Descripción detallada del producto o servicio
Nota: No se aceptan descripciones genéricas como:
“Productos varios” o “Servicios varios”.
En su lugar, utiliza descripciones específicas:
Productos: "Zapatillas Nike blancas, talla 8".
Servicios: "Servicio de alisado de cabello".
Pasos para Crear una Factura
1. Diseña el formato de la factura
Puedes utilizar herramientas como Excel, Word, Google Sheets o software especializado en facturación. Incluye los siguientes campos:
Encabezado:
Nombre del negocio
RUC o identificación fiscal
Dirección del negocio
Teléfono y correo electrónico
Datos del tarjetahabiente:
Nombre y Apellido
Dirección
Teléfono
Email
Detalles de la transacción:
Fecha de emisión
Número de factura o comprobante
Descripción detallada del producto o servicio
Cantidad y precio unitario
Total a pagar (incluyendo impuestos si aplica)
Forma de pago:
Especificar si fue con tarjeta, efectivo u otra forma.
2. Completa la información
Llena todos los campos requeridos con los datos específicos del tarjetahabiente y de la transacción. Ejemplo:
Producto: Zapatillas Nike blancas, talla 8.
Cantidad: 1 unidad.
Precio unitario: $120.
Total: $120.
Importancia de la Información Detallada
Un documento con descripciones claras y precisas ayuda al tarjetahabiente a:
Identificar fácilmente por qué pagó.
Evitar confusiones o disputas sobre la transacción.
Por ejemplo:
Incorrecto: “Servicios varios”.
Correcto: “Servicio de corte de cabello”.
Buenas prácticas adicionales
Conserva copias de los documentos: Mantén un archivo organizado con todas las facturas y comprobantes.
Envía una copia al cliente: Asegúrate de que el tarjetahabiente reciba su factura por correo electrónico o en físico.
Revisa los datos antes de emitir: Verifica que toda la información sea correcta y completa.
Cumple con la normativa
Quikly Pay requiere que todas las transacciones cuenten con documentos de respaldo para garantizar la validez del negocio. Esto protege a los tarjetahabientes y mejora la reputación de tu comercio.
Recuerda: Un documento bien elaborado es clave para mantener la confianza y seguridad en las operaciones comerciales.